檔案數字化加工(gōng)公(gōng)司

基本操作(zuò)流程介紹：

    ⒈檔案整理(lǐ)：對檔案進行拆分(fēn)、檔号核實等檔案準備的前處理(lǐ)工(gōng)作(zuò)。

    ⒉檔案掃描：采用(yòng)專業當掃描軟件，使用(yòng)掃描儀對檔案進行掃描。

    ⒊圖像修正：檢查所掃描圖像的質(zhì)量，特别是檢查圖像是否清晰、有(yǒu)無缺頁(yè)、影像方向是否正确。

    ⒋文(wén)件命名(míng)：嚴格按照《文(wén)書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》（DB35/T161-2002）中(zhōng)檔号的命名(míng)規則對生成的圖像信息以相應的檔号進行命名(míng)。

    ⒌數據對接：建立目錄數據和檔案圖像之間的一一對應關系。

    ⒍數據校對：對掃描的圖像與相應數據信息鏈接的準确性進行檢查。

    ⒎刻錄光盤：将掃描的圖像和相關的信息及時地刻錄到光盤上，一式三份，異地保存。

    ⒏檔案還原：将拆分(fēn)掃描的紙質(zhì)檔案重新(xīn)裝(zhuāng)訂，恢複其原貌。

    二、 操作(zuò)規範要求

    （一） 檔案整理(lǐ)

    ⒈必須逐卷、逐份驗收和檢查，檔案以全宗為(wèi)單位分(fēn)類組成案卷，案卷按順序編号，且有(yǒu)根據相應數據要求所建的目錄。無關和重複的文(wén)件要剔除，有(yǒu)正式件的文(wén)件不掃描原稿。

    ⒉對影響掃描質(zhì)量的裝(zhuāng)訂物(wù)（如訂書釘、别針、其他(tā)固定器具(jù)）、裝(zhuāng)訂線(xiàn)要先拆除，拆除原件的裝(zhuāng)訂物(wù)時應注意保護原件。如拆除後不能(néng)複原的珍貴原件，應請示主管部門再決定是否拆除。

    ⒊破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修複；折皺不平影響掃描的原件應先用(yòng)電(diàn)熨鬥熨平或壓平後再進行掃描。

    （二）檔案掃描

    ⒈認真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理(lǐ)、掃描交接單。

    ⒉對每份文(wén)件的每頁(yè)進行糾偏處理(lǐ)，其左右歪斜偏差小(xiǎo)2度。

    ⒊對橫向排放的頁(yè)面進行左右旋轉90或270度處理(lǐ)，以符合閱讀習慣。

    ⒋對于除文(wén)字内容外，紙張邊界内有(yǒu)個别較大的黑點、黑線(xiàn)條、黑框、黑邊時進行去黑處理(lǐ)。

    ⒌掃描過程中(zhōng)因操作(zuò)原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導緻的紙張破損或斷裂時，應盡可(kě)能(néng)按原縫隙粘貼好，再用(yòng)平闆掃描儀掃描。

    ⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完後，掃描人員應核對案卷内每一文(wén)件的實際掃描張數與前處理(lǐ)人員填寫的文(wén)件張數是否一緻，不一緻時應在備注欄填寫具(jù)體(tǐ)原因或向現場管理(lǐ)人員詢問。

    ⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文(wén)檔并正确排序的使用(yòng)方法。

    先将全部正面掃描并保存後，再将全部反面掃描（中(zhōng)間的白頁(yè)也要掃描）。排序時每次将*後一頁(yè)依次在雙數頁(yè)（2，4，6……）前插入即可(kě)，直到*大頁(yè)碼數減2為(wèi)止。*後将文(wén)檔中(zhōng)的空白頁(yè)删除。在實際操作(zuò)過程中(zhōng)，當全部頁(yè)數少于21時可(kě)用(yòng)縮略圖中(zhōng)剪切與粘貼功能(néng)；當全部頁(yè)數大于21時可(kě)用(yòng)CTRL+E和數字鍵實現快速排序；*後将空白頁(yè)删除。

    ⒏R、G、B顔色過濾及其應用(yòng)支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可(kě)以分(fēn)别将紙張上的三種顔色之一過濾（不掃描），設置參數時應根據紙張的顔色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭文(wén)件時不能(néng)選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

    ⒐紙張底色較淺，字迹較深、黑、明顯（如毛筆(bǐ)字、碳素墨水字等）時其明暗度應設為(wèi)默認值（0）；當紙面上有(yǒu)較多(duō)的表格時，為(wèi)了達到較好的效果應适當提高明暗度參數值（推薦10-20）。

    ⒑紙張底色較淺，字迹較淺、淡、不明顯（如複寫紙複寫過和字、藍色墨水、圓珠筆(bǐ)、鉛筆(bǐ)字等）時應适當提高明暗度參數值（推薦20-30，或者40-50）。

    ⒒紙張底色較深，紙面粗糙，字迹較深、黑、明顯（如毛筆(bǐ)字、碳素墨水字等）時，為(wèi)防止因亮度設置不當出現較多(duō)黑點時其明暗度應設為(wèi)負值（推薦-5到-10之間）。

    ⒓因紙張超薄且背面又(yòu)有(yǒu)字迹時，掃描時為(wèi)不讓背面字迹掃描出來應将明暗度設為(wèi)負值（推薦-5到-10之間）。

    ⒔卡紙的處理(lǐ)紙質(zhì)較差、薄、軟、對折不齊、開叉、裝(zhuāng)紙超重、紙槽寬幅過大、進紙邊不整齊時容易發生卡紙。卡紙後該頁(yè)應改用(yòng)平闆掃描，并盡可(kě)能(néng)恢複紙質(zhì)檔案原狀。

    ⒕平闆掃描與ADF裝(zhuāng)紙平闆掃描一張其掃描時間為(wèi)40秒(miǎo)，ADF正常掃描時間為(wèi)4秒(miǎo)。因此應盡可(kě)能(néng)用(yòng)ADF掃描以實現快速掃描，對掃描較薄的紙張時應站立單張送紙連續掃描。

    ⒖A3幅面的紙張在A3掃描儀上掃描，對于某些長(cháng)度超過A3标準長(cháng)度無法一次性掃描時應分(fēn)為(wèi)多(duō)次掃描，注意保證對應紙質(zhì)檔案内容的前部份或表頭内容一緻。紙質(zhì)檔案幅面超過A3時，暫不處理(lǐ)。在對應掃描交接單上備注欄注明頁(yè)碼及頁(yè)數（如P1-3，3頁(yè)）。

    ⒗在某些文(wén)件的中(zhōng)間有(yǒu)可(kě)能(néng)會插入一些照片（黑白或彩色），掃描時将圖像類型設置為(wèi)灰階（256色）。

    ⒘檢查核對完後将當天影像數據上傳到服務(wù)器保存。

    （三）圖像修正

    ⒈掃描影像獲取時一般将分(fēn)辨率設置為(wèi)200DPI.

    ⒉圖像畫幅數要與掃描交接單上保持一緻，準确無誤。

    ⒊每個畫幅的前後順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一緻。

    ⒋要保證畫幅上的圖像、文(wén)字完整，清晰可(kě)讀。

    ⒌對不同紙質(zhì)檔案設置能(néng)達到*好效果的參數，盡可(kě)能(néng)使圖像能(néng)清晰識别。

    ⒍對每個畫幅進行糾偏處理(lǐ)，使其左右歪斜偏差小(xiǎo)2度。

    ⒎對橫向排放的頁(yè)面進行左右旋轉90或270度處理(lǐ)，以符合閱讀習慣。對于除文(wén)字内容外，紙張邊界内有(yǒu)個别較大的黑點、黑線(xiàn)條、黑框、黑邊時進行去黑處理(lǐ)。

    ⒏圖像文(wén)件如非原件原因，字迹或圖像無法清晰識别，應返工(gōng)。

    （四）文(wén)件命名(míng)館藏紙質(zhì)檔案的每一文(wén)件都有(yǒu)一個與之相對應的*檔号，該檔号也是每份文(wén)件圖像的文(wén)件名(míng)，應按《文(wén)書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》（DB35/T161-2002）中(zhōng)有(yǒu)關檔号結構标準，建立每份文(wén)件的目錄數據和文(wén)件名(míng)。命名(míng)标準其組成格式簡單表述為(wèi)：

    全宗号（4位） -（1位） 目錄号（3位） -（1位） 案卷号（）4位 .（1位） 分(fēn)卷号（2位） -（1位） 文(wén)件起始頁(yè)号（4位）

    沒有(yǒu)分(fēn)卷時文(wén)件檔号為(wèi)18個字符，有(yǒu)分(fēn)卷時文(wén)件檔号為(wèi)21個字符，如：沒有(yǒu)分(fēn)卷：0233-002-0004-0012有(yǒu)分(fēn)卷：0233-002-0004.02-0012每份檔案文(wén)件目錄數據與其圖像文(wén)件名(míng)必須建立一一對應關系，實現檔案目錄數據與圖像文(wén)件的對接。

    （五）數據對接根據文(wén)件的檔号将目錄數據與圖像文(wén)件進行對接，對接過程中(zhōng)應通過參看原文(wén)内容，看文(wén)件内容是否與數據所著錄的内容一緻，圖像文(wén)件與目錄數據對接要做到準确無誤。

    目錄數據著錄内容與原件有(yǒu)偏差時，應以原件内容為(wèi)準。

    （六）數據校對以抽檢的方式檢查圖像文(wén)件與數據對接是否準确。發現對接錯誤的文(wén)件應做好記錄，并通知有(yǒu)關人員及時進行改正。一個全宗的合格率未達到95%以上不予以驗收。

    （七）光盤刻錄每個全宗的檔案掃描、對接并校對完成後應及時刻錄成光盤。刻錄光盤時應注意圖像信息的完整，刻錄完成後要進行質(zhì)量檢查。質(zhì)量檢查的内容有(yǒu)圖像文(wén)件能(néng)否打開，文(wén)件數是否準确，防止刻錄失敗。合格的光盤用(yòng)隻讀光盤複制兩份，異地保存。

    （八）檔案還原在重新(xīn)裝(zhuāng)訂檔案的時候要注意保護好檔案的實體(tǐ)不受損害，同時還必須注意案卷内文(wén)件的數量及排列保持原貌，做到安(ān)全且無遺漏。